Como parte de los cambios que se registrarán en los procesos de auditoría RUC® para el año 2020, se encuentran los relacionados con el seguimiento a las actas de inconsistencias, impacto a la accidentalidad y las certificaciones de la ARL.
Conforme lo establecido en el reglamento del RUC®, artículo 9, literal E: en caso de que en el proceso de valoración se identifique inconsistencias en algunos de los documentos, reportes o información suministrada por la firma contratista, el auditor levantará un acta de la inconsistencia la cual debe ser firmada por el representante de la empresa durante la visita. El auditor encargado se llevará una copia de los documentos correspondientes para presentar el caso ante el Comité Operativo del RUC® quien definirá las acciones correspondientes.
El análisis de las actas de inconsistencias deberá ser uno de los elementos de entrada de la revisión por la dirección. Estas actas deberán manejarse como una no conformidad, para ello el tratamiento debe realizarse por medio del procedimiento de acciones correctivas o preventivas definido por la organización y deberán generarse acciones para lograr la mejora continua con decisiones estratégicas desde la alta gerencia de la organización.
Como parte del cumplimiento del numeral 4.1 Incidentes (accidentes y casi accidentes) de trabajo y ambientales, y enfermedades laborales; la empresa deberá realizar análisis de las causas de las actas de inconsistencias asociadas a accidentalidad.
Para el elemento 5. impacto de la accidentalidad se definió:
La empresa debe:
- Obtener certificaciones de la ARL de los accidentes y enfermedades laborales ocurridas en los cinco (5) últimos años vencidos o desde su creación si la empresa tiene menos de cinco años.
Esta certificación debe incluir:
- Número de accidentes calificados como laborales y número de accidentes pendiente por calificar origen.
- Número de accidentes graves de acuerdo con la definición de la Resolución 1401 de 2007.
- Número de eventos fatales.
- Número de accidentes laborales que generaron incapacidad.
- Número de accidentes laborales que no generaron incapacidad.
- Numero de caso de enfermedad laboral calificados.
- Total de días de incapacidad (perdidos y cargados) generados por los accidentes reportados en el periodo.
- Número de eventos con incapacidad permanente parcial (IPP).
- Número de eventos con invalidez
- Número de eventos por E.L calificados.
- Número casos de E.L con tiempo perdido.
- Número de fatalidades por E.L.
- Numero de eventos con IPP / invalidez por E.L.
- Total de días de incapacidad (perdidos y cargados) generado por E.L reportados en el periodo.
- Número promedio de trabajadores expuestos afiliados a la ARL durante el periodo de la certificación.
- La certificación debe describir claramente si en el año inmediatamente anterior y en el año en curso se han presentado o no eventos fatales o con lesión incapacitante permanente parcial o invalidez.
Nota 1: el periodo para la expedición de las certificaciones será:
- Certificación actualizada de los últimos cinco (5) años a corte diciembre, inclusive si se han tenido cambios de ARL en dicho lapso.
- Con una vigencia no mayor a 30 días del mes anterior a la notificación por parte del CCS de la fecha de la auditoría.
La certificación del año en curso será:
- Con corte al último día del mes anterior a la fecha de la auditoría
- Con una vigencia no mayor a 15 días de la fecha de la auditoría.
Nota 2: la certificación de la ARL es un documento indispensable para realizar la visita; de no contar con este documento y con las especificaciones anteriormente expuestas, de acuerdo con la nueva metodología, se afectará la calificación de la evaluación al RUC® en escenario A, siendo este un requisito evaluable.
Si durante la auditoría del año en curso se identifican la existencia de accidentes graves con lesiones incapacitantes (permanente parcial o invalidez) y/o fatalidades que no hayan sido registrados en los certificados de ARL requeridos para la auditoria y/o que no hayan sido informados por la empresa al auditor del RUC®, tendrán en este elemento una calificación en el escenario A.
Las empresas nuevas deben demostrar que no han presentado eventos que impacten la accidentalidad (accidentes graves, lesiones incapacitantes permanente parcial o invalidez y/o fatalidades), durante los últimos cinco años o desde su fecha de constitución y se les dará el mismo tratamiento de una empresa de seguimiento.
La empresa deberá demostrar la disminución en los últimos 5 años en la tendencia del índice de frecuencia de lesión incapacitante de los accidentes, índice de severidad certificados por la ARL para los trabajadores directos, trabajadores en misión y subcontratistas. No se incluyen los eventos que están en proceso de calificación de origen. Los días perdidos serán los reales generados a través de la incapacidad médica independiente del recobro de las prestaciones salariales. (Ver anexo cálculo HHT e indicadores de accidentalidad).
Cuando se presente un accidente grave y posteriormente este sea calificado como un caso de incapacidad permanente parcial no volverá a ser impactado, pero si la consecuencia es una invalidez o muerte, se evaluará en el escenario A, así haya sido impactado como accidente grave en una evaluación anterior. En el informe se deberá dar claridad sobre el seguimiento a este evento para evaluar la consecuencia en el primer año y en el año siguiente se debe dejar nota si hubo o no IPP.
Se hace la inclusión del numeral 6. Imprecisión en la información suministrada por la organización con respecto a la accidentalidad, el cual resalta que la empresa que presente imprecisión o inconsistencia sobre el número de casos reportados al CCS (incapacidad temporal, IPP calificados o con calificación en firme, accidentes graves, invalidez, fatales), en el período de vigencia y durante los cinco años anteriores tendrá una disminución en su calificación total de 5%, lo cual se mantendrá durante tres años.
La empresa contará con la posibilidad de realizar su aclaración al comité operativo dentro los 30 días calendario posterior a la auditoría, siguiendo lo estipulado en el literal l del artículo 12 del OAUPE008 reglamento unificado del RUC®.
Los cambios presentados serán evaluados a partir del 1° de enero de 2020, exceptuando el numeral 6 que iniciará su evaluación a partir del 1° de septiembre de 2019.
